PROCEDURES D’INVENTAIRES DES STOCKS DANS UNE ENTREPRISE

𝐏𝐑𝐎𝐂𝐄𝐃𝐔𝐑𝐄𝐒 𝐃’𝐈𝐍𝐕𝐄𝐍𝐓𝐀𝐈𝐑𝐄 𝐃𝐄𝐒 𝐒𝐓𝐎𝐂𝐊𝐒

𝐋’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞 𝐩𝐡𝐲𝐬𝐢𝐪𝐮𝐞 correspond à un comptage manuel de chaque type de produits présent dans un magasin à une date donnée. Cet inventaire permet de bien contrôler que les stocks enregistrés sur les registres correspondent aux quantités réelles de produits disponibles.
La mise en place d’une procédure d’inventaire physique de stocks pour la société XXXXXX, nécessite le passage par les étapes suivantes :
𝐈. 𝐏𝐫𝐞́𝐩𝐚𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
𝐈𝐈. 𝐃𝐞́𝐫𝐨𝐮𝐥𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
𝐈𝐈𝐈. 𝐄𝐱𝐩𝐥𝐨𝐢𝐭𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐝𝐨𝐧𝐧𝐞́𝐞𝐬 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
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➡I.𝐏𝐫𝐞́𝐩𝐚𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
1️⃣- Choix de la date d’inventaire
Prévoir l’inventaire physique des stocks avant la fin du mois de clôture en choisissant une date de manière à ne pas compromettre l’exploitation de la société.

2️⃣- Délimitation et rangement des aires de stockage
Définir et identifier les zones de stockage de façon précise pour éviter, lors des comptages, les omissions ou les doubles emplois, pour cela Affecter chaque aire ainsi délimitée à une équipe de compteurs

3️⃣- Le rangement des articles
Identifier et regrouper les articles par référence, et également procédez à un rangement des stocks de façon logique afin de permettre un accès facile aux différents articles

4️⃣- Identification des biens n’appartenant pas à l’entreprise et de ceux lui appartenant déposés chez des tiers
Identifier séparément les stocks qui n’appartiennent pas à l’entreprise et qui se trouvent sur les aires de stockage, ainsi que les stocks appartenant à l’entreprise et en dépôt chez des tiers.

5️⃣- Désignation et planification des équipes de comptage
Chaque équipe comprend :
Une personne ayant une connaissance suffisante des articles à compter, et une personne indépendante de toute opération liée aux stocks.

Il est nécessaire de désigner un responsable qui doit être totalement disponible pendant toute la durée de l’inventaire
Il est chargé de :
✏ Contrôler les résultats
✏ Coordonner et centraliser les informations
✏ Exercer une supervision sur l’équipe

6️⃣- Désignation d’une équipe de contrôleurs internes
Constituer une équipe d’une à deux personnes afin de :
✏ Procéder au contrôle par sondage des comptages effectués par les équipes
✏ Veiller au bon déroulement de l’inventaire dans le respect des instructions
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𝐈𝐈. 𝐃𝐞́𝐫𝐨𝐮𝐥𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
1️⃣Arrêt des mouvements de stocks
Arrêter, dans la mesure du possible, les mouvements de stocks pendant l’inventaire, notamment les livraisons et réceptions.

2️⃣- Lancement de l’inventaire
– Le superviseur récupère les fiches de stocks des magasins à inventorier, les arrête et les paraphe, puis il accompagne les équipes sur les lieux de l’inventaire.

3️⃣- Dénombrement et saisie de l’inventaire
– La saisie de l’inventaire peut s’effectuer sur des feuilles de comptage qui regroupent plusieurs articles qui doivent être pré numérotées pour contrôler leur utilisation et leur centralisation.
A ce niveau Le responsable d’inventaire remet une série feuilles aux différentes équipes et ensuite, il doit procéder au contrôle du retour de ces feuilles.

4️⃣- Matérialisation du comptage
– Effectuer le comptage de façon systématique dans chaque zone et Identifier tous les articles comptés par un marquage approprié : autocollant, feutre, craie ou talon du ticket d’inventaire.

5️⃣- Contrôle de l’exactitude des comptages
– Ces contrôles, sont effectués par le responsable d’inventaire, qui doit ordonner l’une des équipes à faire un double comptage d’un échantillon des quantités inventoriées par l’autre équipe sans avoir à sa disposition les résultats du premier comptage.
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𝐈𝐈𝐈. 𝐄𝐱𝐩𝐥𝐨𝐢𝐭𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐝𝐨𝐧𝐧𝐞́𝐞𝐬 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞
1️⃣- Centralisation et suivi des quantités pendant l’inventaire
– Regrouper les feuilles de comptage sans attendre la fin de l’inventaire dans le but de procéder à leur comparaison en cas de double comptage. Un écart entre les deux fiches nécessite un contrôle complémentaire des quantités.
– Le responsable effectue un tour des aires de stockage pour s’assurer que tous les articles ou lots portent une trace attestant qu’ils ont été comptés

2️⃣- Confrontation de l’inventaire physique avec l’état des stocks
– Reporter les quantités inventoriées sur les fiches de stocks précédemment paraphé par le superviseur, pour régulariser les écarts justifiés au niveau du magasin, si des écarts restent non justifiés, établir un état des écarts d’inventaire qui doit être présenter avec le rapport d’inventaire, à la Direction.

3️⃣- Exploitation des données liées à l’état des stocks
– Exploiter les informations relatives à la dépréciation des stocks
🖊 Stock détérioré
🖊 Stock à faible rotation
🖊 Stock périmé
– Etablir un état récapitulatif qui sera validé par les agents opérationnels en concertation avec les gestionnaires de stocks, si la dépréciation est confirmée, elle devra être traduite dans les comptes par la constitution d’une provision pour dépréciation.
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